Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die verpflichtende Nutzung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) für Unternehmen in Kraft. Diese Neuerung betrifft sowohl den öffentlichen als auch den privaten Sektor.

Durch das Wachstumschancengesetz wurde die Einführung einer obligatorischen E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze (Umsätze zwischen Unternehmen) ab dem 1. Januar 2025 beschlossen.

Das Bundesfinanzministerium plant zu einem späteren Zeitpunkt, ein elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze einzuführen. Diese würden zukünftig alle steuerrelevanten Daten an die Finanzverwaltung weitergeben.

Hier finden Sie alle derzeitig wichtigen Informationen und Vorteile zur Umstellung auf E-Rechnungen:

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Rechnungsdokument, das in einem strukturierten, digitalen Format erstellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird. Sie unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Rechnung durch ihre standardisierten Datenformate, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.

Vorteile der E-Rechnung sollen sein:

1. Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert manuelle Fehler.
2. Kostenersparnis: Reduzierte Druck-, Versand- und Lagerkosten.
3. Schnelligkeit: Schnellere Zustellung und Verarbeitung von Rechnungen.
4. Umweltschutz: Verringerter Papierverbrauch und geringere CO₂-Emissionen.
5. Rechtssicherheit: E-Rechnungen erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und bieten erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Gesetzliche Anforderungen

• Format: Ab 2025 müssen E-Rechnungen in Deutschland gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt werden. Gängige Formate sind ZUGFeRD und XRechnung.
• Aufbewahrungspflicht: E-Rechnungen unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen und müssen 10 Jahre archiviert werden.
• Übermittlung: Die Übermittlung erfolgt in der Regel über elektronische Plattformen oder per E-Mail.

Übergangsvorschriften 2025–2028

Zwischen 2025 und 2028 gelten besondere Übergangsvorschriften, um Unternehmen die Umstellung auf E-Rechnungen zu erleichtern:

1. Stufenweise Einführung:
   
   1. Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
   2. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.
   3. Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
   4. Die E-Rechnungspflicht soll nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie Fahrausweise gelten.
   5. Ab einem späteren Zeitpunkt muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden.
2. Unterstützungsprogramme: Es werden verschiedene staatliche Förderprogramme und Beratungsangebote zur Verfügung gestellt, um die technische und organisatorische Anpassung zu unterstützen. Auskünfte erteilen die IHK und Handwerkskammern bzw. das Wirtschaftsministerium.
3. Flexibilitätsoptionen: Während der Übergangszeit sollen die Unternehmen nicht unmittelbar sanktioniert werden, wenn sie nachweisen können, dass sie ernsthafte Anstrengungen zur Umstellung unternehmen, aber aus triftigen Gründen noch nicht vollständig umgestellt haben.

Mögliche Schritte zur Umstellung auf E-Rechnung

1. Technische Infrastruktur: Implementieren Sie ein geeignetes Rechnungsmanagementsystem, das E-Rechnungen unterstützt.
2. Schulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System und den gesetzlichen Anforderungen.
3. Kommunikation: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden über die Umstellung und klären Sie die nötigen Schritte zur reibungslosen Abwicklung.
4. Datenintegration: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten wie Steuer- und Unternehmensinformationen korrekt integriert und aktualisiert sind.

Unterstützung und Beratung

Um den Übergang zur E-Rechnung so reibungslos wie möglich zu gestalten, bieten wir mit unserem EDV-Dienstleister und Softwareanbieter umfassende Lösungen und Beratungsdienste an. Nutzen Sie diese Angebote, um Ihre Prozesse rechtzeitig anzupassen und von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.

Kontakt

Bei Fragen zur Umstellung auf die E-Rechnung oder zur gesetzlichen Verpflichtung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: